No III Fórum da Academia de Gestão de Contratos, a FourTrust teve a oportunidade de apresentar o tema “Automatização do Processo de Medição e Alta Performance”. O evento, liderado por Márcio Barros, fundador da Academia, aconteceu online pela plataforma Zoom e contou com a presença de 34 participantes. Antes do início do fórum, a Academia de Gestão de Contratos disponibilizou 10 vagas para o curso intensivo de gestão de contratos, que esgotaram em menos de cinco minutos.
Comandado por Carlos Paiva e Fábio Machado, o fórum apresentou o B4YOU, uma ferramenta que automatiza boletins de medição. O sistema facilita o acompanhamento de todas as etapas de medição dos serviços contratados. Nele, é possível planejar a medição do mês, acompanhar o preenchimento pelos fornecedores, aprovar e reprovar documentos, solicitar notas fiscais, entre outras funcionalidades.
Cada etapa cadastrada registra o nome, data e horário de quem inseriu, aprovou ou reprovou cada informação, criando um histórico detalhado do que foi feito, o que facilita possíveis cobranças e auditorias. Para realizar a auditoria, o auditor tem acesso ao sistema e pode analisar todos os boletins de medição com filtros que facilitam a pesquisa.
Após a aprovação do boletim de medição, todos os documentos necessários são gerados automaticamente, além de ser criado um e-mail personalizado para o fornecedor. Quando o fornecedor acessa o portal, ele encontra uma lista de todos os boletins com notas fiscais pendentes.
Vantagens e diferenciais
Entre os objetivos da solução estão gerar eficiência operacional, economizar tempo e aprimorar o controle e a visibilidade das medições mensais. Esses benefícios são comprovados pelos feedbacks dos clientes da FourTrust. Um deles, de acordo com Carlos Paiva, antes do B4YOU gastava três dias para elaborar o boletim de medição e, atualmente, consegue realizá-lo em apenas 15 minutos.
O B4YOU é uma solução homologada pela SAP e está disponível na SAP Store. Dessa forma, é possível adquiri-la tanto na SAP Store quanto entrando em contato com a nossa equipe para uma demonstração, através deste formulário.
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AVISO IMPORTANTE
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