B4YOU: conheça a ferramenta que automatiza boletins de medição

O boletim de medição mensal (BMM) de serviços é um documento usado por muitas empresas para emitir um parecer acerca do serviço prestado, relatando o que foi executado. Para que esse processo recorrente se torne mais rápido, eficaz e seguro, a Fourtrust desenvolveu uma solução de automação do boletim de medição, chamada de B4YOU.

Entre os objetivos da solução estão gerar eficiência operacional, economia de tempo e aprimoramento do controle e da visibilidade das medições mensais.

Desenvolvida no SAP Business Technology Platform (BTP), a solução possibilita que todo o processo de registro do boletim seja monitorado real-time dentro de um cockpit de acompanhamento, possibilitando o controle e a gestão do andamento das medições. A ferramenta automatiza a geração dos boletins de medição armazenando todas as evidências inseridas pelo fornecedor, assim como a emissão de todos os documentos subsequentes do processo (requisição, pedido, FRS/MIGO e MIRO), reduzindo a árdua tarefa de coletar evidências que comprovem a execução do serviço e as tarefas manuais e repetitivas. 

Mas, claro, a ação dos colaboradores é fundamental para o processo dar certo. Antes de o sistema prosseguir com a geração dos documentos e o envio da autorização para o fornecedor emitir a nota fiscal, os gestores das áreas responsáveis fazem a conferência e a aprovação do BMM. Depois de realizadas as devidas validações, o sistema gera, de forma automática, todos os documentos necessários para a conclusão do processo (requisição, pedido, FRS/MIGO e MIRO pré-editada). 

A plataforma faz, ainda, o envio automático do e-mail para o fornecedor, autorizando a emissão da nota fiscal – que pode ser enviada ou anexada na própria plataforma BTP pelo fornecedor. A nota é armazenada automaticamente no serviço de objeto da MIRO pré-editada, para que o fiscal possa conferi-la. Após finalização do processo (contabilização da MIRO), todos os documentos são armazenados automaticamente no SAP DMS.

Case de sucesso B4YOU

Para digitalizar seus processos e alcançar os objetivos de melhoria operacional, uma das empresas que passou a utilizar a ferramenta B4YOU foi a Samarco Mineração. Dessa forma, com a ajuda da Fourtrust Consultoria, a mineradora concentrou seus esforços em desenvolver uma solução de automação específica para o processo de medição mensal de serviços. 

A ferramenta foi implementada em janeiro de 2023 e gerou uma economia de cerca de R$ 2 milhões no último ano para a organização. Além da redução de custos, a solução otimizou o tempo de trabalho e impulsionou a produtividade da equipe.

SAP Store

O sucesso do B4YOU foi tanto que a solução também já se encontra disponível na SAP Store. 

O gestor de Inovação e Mobilidade da Fourtrust, Carlos Paiva, destacou que estar presente na SAP Store, além de trazer mais visibilidade para o produto, reforça a segurança que a ferramenta proporciona aos clientes. “Por ter passado pelos critérios de qualidade da SAP, a presença do B4YOU na loja mostra a eficiência da nossa ferramenta. E é esse o nosso objetivo: queremos proporcionar atendimento e serviço de excelência aos nossos clientes”, ressaltou.

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